Hoy hablamos de organización y productividad. Vamos a ver las diferencias entre un proyecto y procesos de trabajo y como podríamos gestionarlos buscando nuestra eficiencia.
El artículo viene al caso de un video que acabo de ver en el que el autor, un experto en productividad, habla sobre lo importante que es, a la hora de planificar y organizar nuestro tiempo, el distinguir cuando algo es un proyecto y hay que gestionarlo de una manera, a cuando algo, realmente, aunque parezca un proyecto, son procesos y se gestionan de otra manera.
¿Por qué diferenciarlos?
La diferencia en su gestión viene del hecho de que para un proyecto se han de asignar recursos, específicamente tiempo, definidos en un intervalo de fechas, mientras que para los procesos asignamos un tiempo, en nuestro calendario, cada día o cada semana, sin un intervalo definido de fechas en el que deben estar terminados.
También, es interesante definir si algo es proyecto o procesos a la hora de ver que herramientas vamos a utilizar para gestionarlo: por ejemplo, una aplicación de gestión de tareas para el primero y una aplicación de calendario para los segundos.
¿Cómo diferenciarlos?
Para saber si algo es un proyecto el parámetro clave es que ha de ser único, es decir, no es algo que se vaya a repetir recurrentemente. Por el contrario, los procesos si van a repetirse de forma recurrente.
Veámoslo con un ejemplo para un contable:
Un proyecto sería renovar la plataforma que utiliza para la llevanza de la contabilidad, que se compondría, por ejemplo, de comprar un ordenador nuevo y configurarlo, adquirir nuevo software de gestión, migrar bases de datos de la antigua plataforma a la nueva, …
Una vez realizadas estas tareas el proyecto está concluido.
Y ¿cuáles serían los procesos del contable?:
Sería su trabajo natural: conciliación bancaria, contabilización de facturas recibidas, emisión de facturas, … todo aquello que hace periódicamente.
Profundizando en los procesos, estos pueden estar muy definidos, si vemos abajo nuestro ejemplo tendríamos el caso en «Revisar bancos», que es algo muy específico; o bien, pueden especificar un tiempo para dedicar a tareas de un mismo tipo. En el ejemplo de abajo tenemos el proceso «Facturación», que es más genérico y podría incluir tareas como: realizar las facturas, contabilizarlas, enviarlas a los clientes, …
Para terminar de diferenciar, supongamos que nuestro contable lleva la contabilidad de varias empresas. Quizás tendría la tentación de calificar la contabilidad de cada una de ellas como un proyecto, pero esto no sería lo correcto, ya que, como vimos en el párrafo anterior, la llevanza de la contabilidad realmente son procesos, aunque sean de distintas empresas.
¿Cómo los gestionamos?
En un artículo anterior vimos los pasos para realizar un proyecto (aquí tienes el artículo), dichos pasos desembocaban en el establecimiento de una serie de acciones o tareas para desarrollar el proyecto.
Para gestionar su realización podríamos utilizar una gestión de tareas mediante listas o tablero y, además, agendar alguna de estas acciones en nuestro calendario, en un próximo artículo veremos como hacerlo.
Para los procesos lo que haríamos es asignarles, directamente, un sitio en nuestro calendario.
La diferencia será que para cada acción del proyecto que vaya al calendario tendremos un único, digamos, evento, por el contrario, los procesos se repiten, así que tendremos un evento para cada proceso, que se repetirá recurrentemente: cada día, cada semana, cada mes, … según le asignemos.
Para dejarlo más claro veamos un par de imágenes explicativas:
La primera es un proyecto muy simple, con las tareas a realizar ya incorporadas en una gestión mediante tablero.
La segunda nos muestra el calendario para una semana donde podemos ver (en marrón) los eventos de las tareas correspondientes al proyecto y en morado y azul procesos del trabajo diario del contable, podemos apreciar como algunos de ellos se repiten. (No he sobrecargado el calendario para que se pueda apreciar mejor donde está el proyecto y donde los procesos y las diferencias entre ambos).
Y hasta aquí por hoy, espero que estas líneas te ayuden en tu día a día.
¡Un saludo!
Imagen de cabecera de Arek Socha en Pixabay
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