Seguimos con nuestra serie de artículos sobre organización y productividad. Hoy vamos a analizar las diferencias entre eventos y tareas y como gestionar cada uno de ellos.
Definición de eventos y tarea
Evento es algo que tenemos que hacer y lo tenemos que hacer en una fecha y hora determinada. Enlazando con nuestro artículo anterior sobre proyectos y procesos, un evento es un tipo particular de proceso ya que, aunque no se repite, si que ha de estar en nuestro calendario.
Ejemplos de eventos serían asistir a una obra de teatro o un viaje en avión.
Tarea es algo que tenemos que hacer pero que no tiene una fecha y hora determinada para su realización, aunque si que puede tener una fecha límite, es decir, una fecha en la que tiene que estar realizada.
Ejemplos de tareas serían comprar la entradas para la obra de teatro o comprar los billetes para el viaje en avión.
Cómo gestionamos los eventos y tareas
Para gestionar eventos y tareas vamos a utilizar dos herramientas:
- Calendario, en él vamos a incluir los eventos.
- Gestor de tareas, donde pondremos nuestras tareas.
Proyectos, procesos, eventos y tareas
¿Cómo unimos estos cuatro elementos?
Comencemos con los proyectos.
Ya vimos como enfocar un proyecto y que, finalmente, para su realización hemos de dividir el mismo en “acciones” que iremos realizando hasta llegar a la consecución del mismo. No obstante, para que fuera más fácil de entender hicimos una simplificación que ahora vamos a extender.
Realmente, las “acciones” pueden ser de dos tipos: tareas y eventos, de manera que al realizar nuestra descomposición del proyecto tendremos que ir viendo a que tipo corresponde cada acción y, según él, colocarla en el sitio adecuado: los eventos irán siempre al calendario con su día y hora y, opcionalmente, ya dependiendo de como nos sintamos más cómodos, podemos añadirlos al gestor de tareas también. Las tareas irán al gestor de tareas, exclusivamente.
En el ejemplo que veíamos en nuestro artículo anterior (puedes leerlo aquí) podríamos añadir una nueva acción dentro del proyecto: “Reunión con departamento financiero para fijar presupuesto de la inversión”, esta acción sería un evento ya que a la reunión habría que darle un día y hora de celebración. Otras acciones, como “Comprar PC”, “Comprar mesa”, … sí que serían tareas ya que no necesitan un día y hora específico para su realización.
Procesos y eventos
Como decíamos anteriormente un evento es un tipo específico y particular de proceso, aunque puede no compartir la característica de la repetición recurrente, desde el punto de vista de su gestión, sí he de estar en nuestro calendario, por ello lo consideramos así.
Resumiendo procesos y eventos comparten sitio en nuestro calendario. Por norma general los procesos se repiten recurrentemente y los eventos no.
Procesos y tareas
Antes de ver su relación conviene reforzar la idea de que evento y tarea son cosas distintas, un evento no puede ser una tarea y viceversa.
Una vez dicho esto, ¿cómo incluimos la gestión de tareas en nuestra rutina de trabajo diario?
Lo vamos a hacer a través de los procesos, creando procesos en nuestro calendario durante los que realizaremos determinado tipo de tareas.
Tendremos por un lado nuestro gestor de tareas, donde podemos ver las tareas que tenemos pendientes de realizar y, esto es muy conveniente, podemos agrupar las tareas por etiquetas (casi cualquier aplicación de gestión de tareas permite asignar una o varias etiquetas a cada tarea).
Ahora, en nuestro calendario vamos a crear procesos, es decir, vamos a reservar periodos de tiempo en él, y dichos procesos van a coincidir con las etiquetas con las que tenemos agrupadas nuestras tareas.
De esta forma, cuando el calendario nos indique que estamos en el momento de realizar el proceso XXXX, iremos a nuestro gestor de tareas para ver las tareas pendientes con etiqueta XXXX e ir haciéndolas durante ese tiempo.
Por ejemplo:
Digamos que tenemos dos tareas: “Solicitar facturas mensuales al proveedor A”, “Enviar facturas mensuales al cliente B” y a ambas le ponemos la etiqueta “Facturación”.
En nuestro calendario ponemos un proceso diario, de 9:00 a 11:00 llamado “Facturación”.
Cuando lleguen las 9:00 y miremos nuestro calendario veremos que toca “Facturación”, iremos a nuestro gestor de tareas y veremos que tareas de “Facturación” son las tenemos que realizar a continuación.
Procesos
Finalmente, con respecto a los procesos hemos de tener en cuenta que no son únicamente para gestionar tareas, por ejemplo, en las imágenes que veremos a continuación tenemos un proceso llamado “Comunicación”, el objetivo de este proceso es dedicar un tiempo diario a la gestión de correo electrónico y mensajería. Podríamos tener tareas para este proceso, como ”Contestar a Proveedor M sobre propuesta de pedido”, …
Cuando llegues momento del proceso comunicación, primero haremos las acciones habituales que le correspondan: leer correo, leer mensajes, … y, después, miraremos las tareas asignadas al mismo para realizarlas.
Imagen de cabecera de Arek Socha en Pixabay
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