Gestión de tareas con listas

El otro día veíamos como gestionar las tareas mediante el uso de un software de tableros, hoy vamos a tomar un enfoque diferente y vamos a explorar la gestión de tareas con listas, es decir, mediante aplicaciones típicas de gestión de tareas que permiten crear listas de las mismas.

Para las imágenes he utilizado el software Microsoft To-Do, un software gratuito y que contiene las funcionalidades que vamos a necesitar.

Al utilizar tableros prácticamente obviamos el uso de fechas de vencimiento, se pueden utilizar, sí, pero, a mi modo de ver, en la gestión con tableros el uso de este tipo de fechas es menos útil, sobre todo a la hora de ver globalmente nuestra planificación. Sin embargo, al utilizar listas, el uso de fechas de vencimiento sí que nos puede aportar mayor claridad a la hora de ver y gestionar nuestra planificación.

Configuración de la aplicación

Lo primero que tenemos que definir, antes de empezar, es qué van a representar para nosotros las listas, como sugerencias te diría que cada lista podría representar un proyecto, si trabajas por proyectos, también podrían representar áreas de interés, por ejemplo: Familia, Empresa, Amigos, …, incluso una combinación de ambos.

Ya depende de tus necesidades e imaginación lo que puedas representar con las listas.

Para el ejemplo que vamos a ver yo voy a optar por un concepto mixto Área de interés – Proyecto, con estas tres listas:

• Personal
• Empresa: OVP
• Empresa: Tienda

¿Cómo procesamos las tareas?

Naturalmente, cada vez que entre una nueva tarea la crearemos en la lista que corresponda y, si tiene fecha límite para su cumplimiento, se la asignaremos.

Y, ¿Cómo sabemos cual es nuestra siguiente tarea a realizar?

Para ello vamos a utilizar dos criterios, según la tarea tenga fecha de vencimiento o no, y utilizaremos las listas inteligentes que la aplicación nos proporciona. En concreto dos:

• Mi Día
• Importante

Dependiendo de la aplicación este nombre puede variar, pero lo que buscamos es la lista que incluya las tareas con fecha hoy como fecha de finalización y la lista que incluya las tareas que hemos marcado manualmente como importantes (normalmente es un icono de una estrella).

Y nuestro proceso es el siguiente:

– Las tareas que lleven fecha está claro, nos saldrán en la lista Mi Día, el día que haya que realizarlas.

– Para las tareas sin fecha iremos marcando como importantes las siguientes a realizar, haciendo un símil a los tableros, el marcarlas como importantes es como si las moviésemos a la columna En Progreso.

Al terminar cada tarea la marcaremos como completada.

Cuando terminemos todas las tareas marcadas como importantes, revisaremos nuestras listas para marcar las siguientes tareas a realizar.

De esta forma consultando las listas Mi Día e Importantes sabremos que es lo que tenemos pendiente de hacer hoy.

Para más claridad podríamos crear una lista inteligente, si la aplicación lo permite, que incluyera las tareas para hoy y las tareas importantes, y sólo tendríamos que consultar esa lista para ver que es lo que toca hoy. (Lamentablemente esta opción no la tiene Microsoft To Do, pero muchas otras aplicaciones de gestión de tareas sí que la tienen).

Recapitulando

• Creamos Listas que se adapten a nuestras necesidades de gestión de tareas.
• Cada nueva tarea se creará en la lista que corresponda y si tiene fecha de vencimiento se le asignará.
• Procesamos las tareas con fecha de vencimiento Hoy y las que hemos marcado como importantes.
• Al ir completando tareas las vamos marcando como terminadas para que desaparezcan de las listas.
• Cada vez que la lista de tareas importantes quede vacía, revisamos todas nuestras listas y marcamos como importantes las siguientes tareas que debamos llevar a cabo, excluyendo las que tengan fecha de vencimiento, ya que esas aparecerán solas cuando les toque.

Y hasta aquí hoy, ¡qué tengas un día super productivo!

Imagen de cabecera de Markus Winkler en Pixabay