Hoy quiero referirme a correos electrónicos eficientes desde el punto de vista del destinatario, esto es, buscar la eficiencia del destinatario a la hora de procesar nuestro correo electrónico.
Cuando escribimos correos la mayoría de nosotros (y lo digo por experiencia) no nos paramos a intentar que el correo sea algo fácil para el destinatario. Es decir, que tenga un a estructura lógica y coherente, que las cosas estén bien explicadas, que se vea limpio y sea fácil de leer, que las ideas estén claras y fáciles de localizar, etc. así que vamos a ver una serie de consejos que nos pueden ayudar a conseguirlo
Empecemos por el “asunto” o título del correo.
Quizás lo que voy a poner es puro sentido común, pero puedo asegurar que he encontrado lo contrario muchas veces…
Primero: nunca, nunca pongas una frase con todas las letras en mayúsculas. Ya en los principios de Internet esto se consideraba como hablar gritando y a nadie le gusta que le griten, además de que ver una frase toda en mayúsculas a mi, personalmente, me ralla bastante. Digamos que ya empiezas a leer el correo con mala predisposición.
Así que primero: ¡NUNCA, NUNCA ESCRIBAS TODA UNA FRASE EN MAYÚSCULAS! (Da mal rollo, eh!)
Segundo: evita, por favor, poner lo siguiente: ¡URGENTE! o ¡CORRE MUCHA PRISA!, o cosas así. Si realmente es tan urgente háblalo por teléfono. Un correo electrónico no es para cosas urgentes, porque yo, quizás, el correo lo reviso una o dos veces al día. Quizás lo he revisado a las 8.00 am y no lo vuelvo a hacer hasta las 14:00. Así que si me mandas un correo a las 10:00 am aunque me pongas ¡URGENTE! en el asunto, no lo voy a ver. Y cuando lo veo a las 14:00, primero ya hemos empezado mal con tanta mayúscula junta ;-), y segundo, considero que si realmente fuera muy urgente me habrías telefoneado, así que le voy a dar la misma prioridad que a cualquier otro (quizás menos por ponerme tanta mayúscula junta).
Tercero: No dejes al asunto vacío, ¿por qué lo dejas vacío? Para que yo tenga que leerlo sí o sí, pues no, un correo con el asunto vacío motiva bastante menos a abrirlo que otro con un asunto bien puesto. Además, y si yo clasifico mis correos por el asunto, pues el tuyo se va a quedar fuera de cualquier clasificación. De hecho, yo utilizo una automatización en mi sistema de manera que con una combinación de teclas el correo seleccionado se añade a mi inbox de tareas con su asunto como título y un enlace para abrir el correo, pero en mi lista de tareas no hay nada del texto del cuerpo del mensaje. Así que se me va a crear un tarea sin título, lo que podría derivar en que la borrara sin querer y que nunca viera tu correo.
Por otro lado, y si encadenamos varias respuestas sobre el mismo correo, siempre vamos a tener que estar mirando dentro de él para ver sobre que estábamos hablando.
Cuarto: intenta ser breve y expresar claramente lo que buscas con el correo, o lo que incluye el correo.
Quinto: Si estás encadenando correos, si el tema de la conversación cambia, deberías cambiar el asunto. Tengo una cadena de correos entre 5 personas sobre los pasos que hay que ir dando en un proyecto. Bien, el primer correo tenía por asunto “Contrato firmado”, y así ha ido quedando, y, ahora, tengo un montón de correos con ese asunto y soy incapaz de encontrar donde se puso la lista clientes, donde se explico como configurar sus tarifas, donde estaba el diario exportado, … vamos un infierno cada vez que necesito volver a alguno de esos correos para ver que se dijo sobre alguna cosa. Y, que conste (porque seguro que lo estás pensando), cuando yo he tenido que intervenir he cortado directamente, he puesto un nuevo asunto relacionado exclusivamente con lo que estaba pidiendo o preguntando. 😉
El cuerpo
Al escribir el cuerpo del mensaje, según lo veo yo, las reglas son claras:
Limpieza y claridad
Si hay varias ideas que estén bien separadas unas de otras.
Utiliza las negritas para enfatizar partes pero sin abusar, porque si no conseguimos el efecto contrario.
No lo hagas demasiado extenso. Si son varias ideas y se alarga la explicación de cada una de ellas, mejor dedica un correo a cada idea. Así el destinatario podrá organizar y clasificar mejor los correos.
Utiliza párrafos, no lo pongas todo en un sólo párrafo. Esto es difícil de leer.
Como en el asunto, evita siempre que puedas palabras o frases completas en mayúsculas (recuerda que a nadie le gusta que le griten).
Finalmente, un tema espinoso, cuando estamos contestando a un correo ¿incluimos o no incluimos al final el texto del correo al que contestamos?
La norma general sería incluirlo, siempre y cuando, sea relevante, esto es, si la intención es colaborativa por el hecho de que vamos a llevar una conversación sobre un proyecto, por ejemplo.
No obstante, si vas a incluir el texto del mensaje original, lo ideal es limpiarlo un poco y no dejarlo todo. Estaría bien eliminar las firmas, que no aportan información relevante (podemos dejar el nombre si queremos tener constancia de él), también podemos eliminar texto que no sea importante para la conversación (podemos poner tres puntos allí donde eliminemos texto para saber que ahí había texto pero que no era relevante) y, por supuesto, quitar los eternos textos sobre protección de datos que incluyen muchos correos y que no nos sirven nada más que para complicar la lectura.
La idea es que cuando ya hayamos encadenado 4, 5, 6 … correos, en el último de ellos tengamos un historial claro de todo lo que se ha hablado y que tenga importancia para el asunto que se está tratando.
Finalmente, siempre saluda al destinatario al comenzar el correo y despídete al terminar.
Y hasta aquí estas breves recomendaciones, espero que te puedan ser de utilidad. Seguro que si las pones en práctica lo serán para los destinatarios de tus correos y te lo agradecerán.
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