Muy buenas, como dijimos en el anterior artículo hoy le toca a Toni explicarnos su modo de trabajo y darnos algunos buenos consejos. A continuación os pongo íntegramente su mensaje al que yo no añadiría ni quitaría nada:
Hola Juan Miguel, te explico un poco el sistema de organización que realizo yo para la contabilidad de las empresas que llevo:
En primer lugar, comentar que llevar la contabilidad a través de un software contable específico es vital a día de hoy, ya que te permite simplificar los procesos y que los registros sean más exactos. Además, se debe siempre crear un plan de cuentas claro y coherente adecuado a la estructura y actividad de cada empresa.
En cuanto a la organización para contabilizar los movimientos de cualquier empresa, los dos pasos principales serían: recopilar/organizar documentación y registrar los asientos.
Recopilar documentación: se trata de aquella documentación referida a todas las operaciones que realice la empresa, como son: facturas emitidas y recibidas, sueldos y seguridad social, bancos, impuestos, deudas o préstamos, inversiones, …..
Organizar documentación: organizar y clasificar la documentación es vital para una contabilidad efectiva.
Se debe establecer un sistema de archivo digital, ya que actualmente cada vez se utiliza menos el archivo de documentos en papel, además de que facilita su recuperación en caso de consulta y su conservación tanto en lo referido al espacio que ocupa, como a mantenimiento en correcto estado durante el tiempo que legalmente precisa. La mejor opción sería contar con un programa contable que permita el archivo de toda la documentación necesaria, correspondiente a cada asiento contable; pero si no es así, se pueden utilizar carpetas digitales y nombrarlas de tal forma que facilite la búsqueda y recuperación de la misma cuando se precise.
Digitalizar cada documento una vez registrado es vital a día de hoy, para poder consultar en su caso sin problema. Se pueden crear carpetas con subcategorías y clasificar dependiendo la actividad de la empresa: se pueden clasificar por proveedores, clientes, gastos fijos (salarios, electricidad, internet, …). Si no se quiere utilizar el espacio del ordenador, ahora hay muchas opciones en la nube para guardar información.
Esta organización debe hacerse cada dos días o al menos una vez en semana, dependiendo del volumen de documentos que genere la empresa. Es importante guardar todos los documentos contables, como facturas, recibos, contratos y estados financieros, para futuras consultas o por requerimientos legales.
Registro contable
Después de clasificar los documentos, el siguiente paso es registrarlos contablemente, que se trata de hacer los asientos contables que corresponda por cada documento. Es aconsejable llevar esta tarea al día para llevar un control exacto de la contabilizad y mantener los registros actualizados. Se aconseja seguir un orden de prioridad a la hora de contabilizar cada tipo de documento, ya que por ejemplo si registras primero los movimientos bancarios y no tienes registradas las facturas recibidas, no podrás realizar el pago de alguna factura, si se da el caso.
Es decir, mi consejo es que se debe contabilizar priorizando según el siguiente orden:
- Facturas emitidas (ventas e ingresos)
- Facturas recibidas (compras y gastos)
- Adquisiciones y ventas de activos
- Sueldos y seguridad social
- Movimientos bancarios y movimientos de efectivo
- Liquidaciones de impuestos
- Préstamos y otras deudas
- Concesión de subvención
- Inversiones financieras
- Entregas y recepciones de pagarés o cualquier otro efecto
Se deben realizar los asientos de forma regular, ya que, dependiendo del volumen de cada empresa, se puede acumular la información a fin de mes; lo recomendable es actualizar la contabilidad semanalmente, en caso de que no lo puedan hacer diariamente. Aconsejo si hay asientos contables que se repiten regularmente, considerar la posibilidad de automatizarlos, si lo permite el programa de gestión contable utilizado; ya que son tareas rutinarias que te quitan tiempo necesario para otras tareas más específicas y esenciales.
Realizar conciliaciones periódicas entre los registros contables y los estados de cuenta bancarios para asegurar la exactitud de los datos; tener esta información actualizada te permite conocer e identificar errores contables. Igualmente, revisar las distintas cuentas y saldos para tener la seguridad de que no hay apuntes duplicados o erróneos.
Por último, mis consejos adicionales son:
Mantener tus registros contables siempre actualizados y a medida que ocurren, te ayudará a mantener una imagen financiera precisa y actualizada. Además, llevar al día tus registros evitará la acumulación de tareas y el estrés de tener que ponerse al día más tarde.
Establecer un calendario de tareas contables, que como son repetitivas en el tiempo, pueden contener avisos programados por nosotros y en las fechas que consideremos necesarias, para que a diario nos aparezcan aquellas que se tienen que hacer cada día, semanalmente, mensualmente, anualmente, o cada “x” días.
De igual forma ese calendario te establece fechas límite tanto para tareas contables más importantes, como para la presentación de impuestos, la emisión de informes financieros o el depósito de las cuentas anuales.
Mantenerse al tanto de las regulaciones fiscales y contables para asegurarse de cumplir con todas las obligaciones legales, también es esencial.
Y hasta aquí el mensaje de Toni, sin duda genial todo lo que nos propone.
Un saludo desde Contaes
Imagen de cabecera de Arek Socha en Pixabay
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