Gestión de tareas mediante un tablero

El tema de hoy va a ser un ”como lo hago yo …”, en concreto quiero explicar la gestión de tareas mediante un tablero, a mi manera.

Como aplicación para usar el tablero yo utilizo Trello, que en su versión gratuita me sirve ya que, en principio, sólo lo utilizo para mis tareas.

Si ya quisieras utilizarlo de forma colaborativa con más compañeros de trabajo sí tendrías que pasar a una versión de pago, pero para una persona no es necesario.

Configuración del tablero

El trabajo con un tablero consiste en crear una serie de columnas donde se irán colocando las tareas, así, yo tengo 5 columnas (intento no tener demasiadas para que la planificación quede bien clara).

Mis columnas son:

• Pendiente. Esta es la primera columna y actúa a modo de Inbox, es decir, cada nueva tarea que llega va ahí.
• En espera. En esta columna están las tareas que, antes de empezarlas, necesito que alguna persona me confirme alguna cosa sobre ella.
• Siguientes. Aquí están las tareas que, tras procesar la carpeta Pendiente he decidido que son las siguientes que toca realizar.
• En progreso. Aquí están las tareas sobre las que estoy trabajando en este momento.
• Terminadas. Aquí van las tareas al terminarse.

Procesando las tareas

Con estas columnas el proceso es el siguiente:

• Cuando me llega una nueva tarea, la creo en la columna Pendiente.
• Cuando recibo la contestación necesaria para una de las tareas que están En espera la paso a la columna Siguientes.
• Cuando termino un tarea de la columna En progreso la paso a la columna Terminadas.
• Cuando la columna En progreso queda vacía paso a ella la siguiente tarea de la columna Siguientes.
• Cuando la columna Siguientes queda vacía proceso la columna Pendiente de la siguiente manera:

– Primero determino cuales de las tareas pendientes he de pasar a En Espera. Hecho esto las paso a dicha columna y escribo a la persona de la que necesito información para procesar dicha tarea.

–  Del resto de tareas pendientes, las ordeno bien por urgencia, bien por tiempos de ejecución y determino cual o cuales son las siguientes. Una vez decididas cuales son las siguientes las paso a la columna Siguientes, guardando el orden que había establecido en la columna Pendiente.

– Si nos llega una tarea urgente, puede pasar directamente a la columna En progreso pero que sea realmente urgente, que siempre hay tareas “urgentes” que en realidad no lo son.

Esquemáticamente así quedaría el proceso:

Truco final

Un truco final que utilizo, aprovechando las facilidades de Trello, que permite ejecutar acciones sobre las tareas cuando las sueltas sobre una columna:

A mi me gusta tener mi tablero lo más limpio posible y, por ello, no me gusta que la columna Terminado esté siempre llena. Para solucionarlo lo que hago es que tengo otro tablero (llamémosle tablero auxiliar), con una sola columna también llamada Terminado.

Luego, tengo configurado para que cuando mueva una tarea a la columna Terminado del tablero principal, Trello automáticamente le asigne como fecha de vencimiento la fecha de hoy y la mueva a la columna Terminado del tablero auxiliar.

Con esto consigo, por un lado que mi tablero principal esté más limpio, ya que la columna Terminado está siempre vacía y, cuando tengo que consultar tareas ya terminadas me voy al tablero auxiliar y allí las tengo todas y con la fecha en la que se terminaron.

Y hasta aquí, como proceso yo las tareas mediante un tablero, espero que te pueda ser de utilidad o al menos ayudarte para encontrar opciones para incrementar tu productividad.

Imagen de cabecera de Muhammad Ihsannudin en Pixabay