Gestión eficiente del correo electrónico

Muy buenas, vamos hoy con un poco de productividad y quiero explicarte un método sencillo para una gestión eficiente del correo electrónico.

El método que vamos a ver está inspirado en el método GTD de David Allen, si estás interesado en lo que es el método GTD en sí puedes verlo en el enlace anterior, o, también, tienes el libro sobre dicho método en Amazon.

Pero vamos a lo nuestro que no es sino una aplicación práctica de dicho método dirigida específicamente a una gestión eficiente del correo electrónico.

Pasos previos

Para empezar te voy a pedir que crees en tu aplicación de correo tres carpetas o buzones o, si utilizas Google Mail, etiquetas, de la manera que tu aplicación de correo las llame.

A estas tres carpetas, buzones, etiquetas las vamos a llamar: 

• Tareas
• Revisar
• Delegar

Yo utilizo Mail de Apple, donde serían tres buzones y quedarían de la siguiente manera:

Si utilizas Google Mail desde la web, quedaría una cosa así:

Creo que viendo esta estructura puede quedar más o meno claro como la vamos a utilizar pero, por si acaso, lo explico más detalladamente.

Procesando la bandeja de entrada

Cuando procesemos nuestra bandeja de entrada tenemos que decidir que vamos a hacer con todos y cada uno de los correos que allí tengamos y lo decidiremos de la siguiente manera:

• El correo implica una acción o algo que tengo que hacer, por ejemplo: un informe que te piden, una petición de un amigo para que reserves mesa en un restaurante, una solicitud de un cliente, … lo movemos al buzón Tareas.
• El correo contiene información que puede resultarte útil en un momento posterior: lo movemos al buzón Revisar. Pero ojo con esto, que realmente sea algo que vaya a resultarte de utilidad, para algún trabajo que estés haciendo, algún viaje que estés planificando, alguna oferta que quieras contrastar más tarde, etc. 

No utilices este buzón como cajón de sastre para todo aquello que creas o intuyas o te parezca que puede resultar interesante. Piénsalo bien antes de mover aquí los correos.

• Si el correo es referente a alguna tarea o trabajo que se te pide a ti pero, realmente, es otra persona a quien le corresponde o te correpsonde a ti pero lo delegas en otra persona, reenvía el correo a esa persona y, después, lo mueves al buzón Delegar.
• El resto de correos los archivas o eliminas directamente.

Yo, personalmente, para el resto de correos decido sobre la marcha y de forma rápida, sin pararme mucho, si me interesa conservarlo en mis archivos o no, y según vea así lo archivo o lo mando a la papelera.

Hasta aquí el proceso de la bandeja de entrada, yo esto lo hago de tres a cuatro veces al día y te sugeriría que no lo hicieras más de esas veces. Estamos buscando ser productivos y pararse demasiadas veces a ver que ha entrado en el correo nos puede llevar al efecto totalmente contrario.

Claro, también depende de cada persona, su carga de trabajo, la cantidad de la anterior que le entra por correo electrónico, etc. Así que considera tus factores y circunstancias, quizás con hacerlo un par de veces durante tu jornada laboral tengas suficiente, quizás necesites algunas más. Tú mismo.

Y una consideración con respecto a esto: no tengas miedo a perder algún correo “urgente”, si algo es realmente urgente la persona que lo mande debería considerar que tú no puedes estar continuamente revisando tu correo por si entra algo urgente. Si realmente es tan urgente estoy convencido de que se asegurarán de que te llegue por alguna otra vía a la que si prestes atención de inmediato.

Actuando sobre el correo procesado

Bueno, ya que hemos organizado nuestro correo ahora tocaría hacer algo con él ¿no?

Esta son mi sugerencias, te las explico para cada buzón:

• Delegar: revisarlo una vez al día, por si aún no tienes conocimiento de como van esas tareas que delegaste.

Cuando tengas concimiento de que la tarea ha sido concluida por la persona a la que se le asigno, entras al buzón y archivas el mensaje.

• Revisar: también revisarlo una vez al día, quizás haya algo que tenga que pasar al buzón Tareas, si es así se pasa, quizás haya mensajes que ya han cumplido su objetivo,entonces se archivan, si deben seguir ahí pues se mantienen hasta próximas revisiones.
• Tareas: este buzón yo lo utilizo como una especie de gestor de tareas: cuando entro a trabajar lo miro y veo la siguiente tarea que tengo que hacer de las que allí hay, cuando la completo archivo el mensaje y busco la siguiente tarea.

Seguramente, como me pasa a mi, no todas tus tareas te llegan por correo por lo que no sólo dependes de este buzón para saber que es lo siguiente que toca hacer. Yo tengo un sistema mixto para esto, por un lado tengo mis tareas en mi correspondiente buzón, y para las tareas que no entran por correo utilizo el gestor de tareas Trello, con su versión básica y gratuita para mi es más que suficiente, y cuando toca empezar una nueva tarea consulto los dos: mi buzón Tareas y mi tablero de Trello y decido con cual ponerme.

Y esto es todo, no me quiero extender más para dejarlo lo más simple posible, de cualquier forma si tienes dudas o sugerencias utiliza los comentarios o contacta directamente conmigo que estaré encantado de atenderte.

Espero que estos consejos te puedan servir para una gestión eficiente del correo electrónico.

Un afectuoso saludo

Imagen de cabecera de Muhammad Ihsannudin en Pixabay