Organización de archivos

Una de las partes de la gestión contable es la clasificación, categorización y archivado de documentos, esto es, la organización de archivos.

A día de hoy la mayoría de los documentos que recibe una empresa vienen ya en formato digital, y si no es tu caso, sería un buen propósito porque facilita mucho la organización y consulta de documentos, además de ser más ecológico (o eso dicen).

Si bien ya hay mucho software cuya finalidad es precisamente la gestión documental, su uso aún no está muy extendido y, así, como contables “modernos” nos solemos encontrar con multitud de archivos que tenemos que guardar de alguna manera, de alguna manera que sea fácil de hacer y fácil de consultar a posteriori, cuando tengamos que buscar alguno de estos archivos.

Método de clasificación de archivos

Hoy te quiero proponer un método para que tengas todos los archivos que reciba tu empresa archivados y perfectamente clasificados.

Yo considero que es un método bastante sencillo y fácil de aplicar y te animo a que lo pruebes, lo practiques y lo mejores según te convenga para que se adapte a ti lo más posible.

En cualquier método de clasificación de archivos en un ordenador lo primero es crear una jerarquía de carpetas.

Yo te propongo la siguiente:

• Una carpeta para cada ejercicio contable: 2023, 2024, …
• Y dentro de esta carpeta al menos tres carpetas:
  • Facturas emitidas
  • Facturas recibidas
  • Documentos bancarios
  • Si se te ocurre alguna más o crees que puedes necesitar alguna otra, no dudes en añadirla.

Un truco muy útil es crearte esta estructura de carpetas vacía y cada nuevo ejercicio la copias para tenerla lista y no tener que volver a crearla desde cero.

Quedaría una cosa así:

Una vez creada nuestra estructura de carpetas hay que ir añadiendo a ella los archivos.

Creo que resulta obvio que tipo de archivo irá a cada carpeta, pero, y esto es muy importante, hay que poner un buen nombre a cada archivo antes de añadirlo.

Nombres de archivos

Para nombrar a los archivos te propongo dos patrones:

El primero sería de la forma:

 “Año-Mes-Día del documento” + Nombre cliente/proveedor/Concepto apunte bancario

Ejemplos:

• Un pdf de una factura recibida de fecha 23/10/2023 del proveedor Manolo García: 2023-10-23 ManoloGarcia.pdf
• Un pdf de una factura emitida en fecha 03/06/2023 al cliente Juan López: 2023-06-03 JuanLopez.pdf
• Un pdf de un cargo de préstamo de nuestra banco de fecha 05/12/2023: 2023-10-05 PagoPrestamo.pdf

Con este patrón y ordenando nuestra carpeta por nombre de archivo tendremos perfectamente ordenadas por fecha nuestras facturas y documentos y sabremos a que proveedor/cliente pertenecen o que concepto tenía el apunte bancario.

El segundo patrón sería justamente al contrario:

 Nombre cliente/proveedor/Concepto apunte bancario + “Año-Mes-Día del documento”

Siguiendo nuestros ejemplos:

• Un pdf de una factura recibida de fecha 23/10/2023 del proveedor Manolo García: ManoloGarcia 2023-10-23 .pdf
• Un pdf de una factura emitida en fecha 03/06/2023 al cliente Juan López: JuanLopez 2023-06-03 .pdf
• Un pdf de un cargo de préstamo de nuestra banco de fecha 05/12/2023: PagoPrestamo 2023-10-05.pdf

Con este segundo patrón, y ordenando la carpeta por nombre de archivo, conseguiríamos tener, por ejemplo, nuestras facturas recibidas perfectamente ordenadas por proveedor y, dentro de cada proveedor, perfectamente ordenadas por la fecha de la factura.

El elegir entre un patrón u otro ya depende de ti, cuando necesitas buscar un documento ¿de cual de las dos maneras lo localizarías más fácilmente?

Piensa cual es el mejor patrón de nombres para ti y adóptalo.

Bueno, como habrás podido ver es un método bastante sencillo y, a mi modo de ver, fácil de llevar y que te puede ahorrar mucho tiempo cuando tengas que buscar algún documento.

De hecho el que la fecha y el nombre vayan en el nombre del archivo también te facilitará encontrarlos si utilizas el buscador de archivos que integre tu sistema operativo.

Nada más por hoy, espero que te haya resultado interesante y contribuya a tu productividad y a hacerte la vida algo más sencilla.

Un saludo y seguimos

Imagen de cabecera de Muhammad Ihsannudin en Pixabay