Voy a dedicar un par de artículos a comentar las partes más relevantes de la Ley y Reglamento Antifraude, en particular lo que se refiere a como deben ser los sistemas informáticos.
Dado que yo, además de contable, soy programador y llevo la parte contable del sistema ERP que desarrolla mi empresa voy, también, a utilizar estos artículos como mi hoja de ruta para las modificaciones que tendré que incorporar al software 😉
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Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal
Sistemas Informáticos de Facturación y Sistemas VERI*FACTU AEAT
Ley Antifraude artículo 201 bis ley 11-2021
Comenzando con la Ley y, en concreto por el artículo 201 bis, tenemos que: los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, han de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.
La integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad y trazabilidad es algo básico para cualquier sistema de facturación ya que, entiendo, es en base a ellas con lo que el sistema podrá elaborar una información fiable par el usuario de forma que facilite la toma de decisiones en la empresa, que, al final, es lo que buscamos con estos sistemas, o una de las características esenciales de ellos.
Más peliagudo es el hecho de la inalterabilidad de los registros.
Cualquiera que haya trabajado introduciendo datos en un sistema contable sabe que se producen errores en el proceso, como humanos que somos, de vez en cuando nos equivocamos, esto es inevitable.
¿Cómo podríamos compadecer la inevitabilidad de los errores en los proceso de introducción de datos con el requisito de la inalterabilidad de los registros? Siendo breve, yo propondría una solución intermedia, o, dicho de otra manera, en los procesos de facturación, añadir un paso antes de generar el registro definitivo de la factura.
Sería como un borrador de factura que se confirmara con el cliente y se revisara antes de validar y, una vez hecho esto, se validará creando la factura definitiva y generando el registro de facturación inalterable.
El artículo añade: “sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”. A estos requisitos no les vamos a dar mayor importancia porque, como veremos, el reglamento prohibe expresamente que esto pueda suceder. Una vez generado un registro de facturación este es inalterable, y si hay algún error en él, habrá que generar otro que lo corrija, pero nunca modificar el registro original y, por supuesto, no se puede borrar, por lo que nunca podrá generarse alteraciones u omisiones y si se generasen se detectarían inmediatamente con los mecanismos de control que introduce el Reglamento.
Claro está, esto es para los datos que el Reglamento determina que ha de incluir el registro, si se trata de modificar cualquier dato de la factura no incluido en la lista del Reglamento no habría problema en hacerlo.
Por ejemplo, si queremos añadir unas observaciones a la factura, o dividir un vencimiento de la misma en varios.
A continuación incluyo las infracciones que expone la ley para que las tengamos de referencia sobre lo que no hay que hacer:
Constituye infracción tributaria la fabricación, producción y comercialización de sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión por parte de las personas o entidades que desarrollen actividades económicas, cuando concurra cualquiera de las siguientes circunstancias:
a) permitan llevar contabilidades distintas en los términos del artículo 200.1.d) de esta Ley;
b) permitan no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas;
c) permitan registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas;
d) permitan alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable;
e) no cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) de esta Ley;
f) no se certifiquen, estando obligado a ello por disposición reglamentaria, los sistemas fabricados, producidos o comercializados.
Pasemos ahora al Reglamento
Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación
Requisitos de los sistemas informáticos de facturación según el reglamento.
El punto 1 de los requisitos reproduce el articulo visto hace un momento de la Ley Antifraude:
1. Los sistemas informáticos a que se refiere el artículo 1 de este Reglamento deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación regulados en los artículos 9, 10 y 11 de este Reglamento.
El punto 2 nos especifica más en detalle los puntos anteriores.
2. El sistema informático deberá garantizar:
a) La integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez generados y registrados, no puedan ser alterados sin que el sistema informático lo detecte y avise de ello.
O dicho de otra manera, los registros no se pueden modificar una vez creados, porque si se pudiera, aunque el sistema avise, estaríamos incumpliendo el propio reglamento.
(A veces no se entiende muy bien el propósito de quien escribe estas cosas).
Y sigue …
Se entenderá por alteración de los registros de facturación la ocultación o eliminación de cualquier registro de facturación originalmente generado y registrado por el sistema informático, o la ocultación o modificación, total o parcial, de los datos de cualquier registro de facturación originalmente generado y registrado por el sistema informático, o la adición de registros de facturación, simulados o falsos, distintos a los originalmente generados y registrados por el sistema informático.
Cualquier necesidad de corrección o anulación de los datos registrados deberá ser realizada mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados.
Vemos de nuevo que una vez creado el registro, este no puede ser modificado o eliminado de ninguna manera, incluso si el sistema avisara.
La integridad e inalterabilidad de los datos registrados se asegurará utilizando cualquier proceso técnico fiable que garantice el carácter fidedigno y completo de los registros de facturación desde que hayan sido grabados en el sistema informático.
b) La trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. A estos efectos, el sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
Todos los datos registrados deberán encontrarse correctamente fechados, indicando el momento en que se efectúa el registro.
Veremos más adelante que los registros han de incluir una “huella” cada uno y, a propósito de este requisito, deberán incluir también la huella del registro inmediatamente anterior, así como número, serie (en su caso) y fecha de dicho registro anterior.
c) La conservación, durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, así como la accesibilidad y legibilidad, de todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
3. El sistema informático deberá contar con un registro de eventos que recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos, que deberán poder ser consultados desde el propio sistema informático.
Con respecto a este requisito tengo dudas sobre que eventos han de registrarse, obviamente todos los relacionados con el proceso de facturación habrán de estar, pero si nos atenemos a lo anteriormente expuesto, estos eventos quedan reducidos a uno: creación de la factura y su registro informático. Pero ¿deberán incluirse eventos como arranque del sistema o apagado del sistema? Si el sistema cubre más aspectos de la gestión como pedidos, compras, gestión de cartera, gestión contable, … ¿han de incluirse todos los eventos relacionados con estos aspectos?
En este momento no lo tengo muy claro, espero que se vayan dando más detalles sobre esto porque, definitivamente, el texto del reglamento queda muy difuso.
Y hasta aquí por hoy. En el próximo artículo veremos la información que han de contener los registros de facturación y el formato que deben seguir.
Imagen de cabecera de Steve Buissinne en Pixabay
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